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Messemanagement, Eventmanagement, Hotelmanagement und Teilnehmermanagement - Heidler Kommunikationssysteme GmbH

Hotelmanagement

Ob Sie ein Corporate-Event, ein Public-Event oder ein Incentive-Event organisieren möchten - die Gäste/Teilnehmer sind selbstverständlich immer der wichtigste Part einer Veranstaltung.

Wir unterstützen Sie und übernehmen auch gern die komplette Organisation für Sie - damit Sie sich um die wesentlichen Dinge kümmern können.

Transparenz spielt für uns eine große Rolle. Für eine bessere Übersicht und mit dem Terminplan im Hinterkopf, gliedern sich unsere Dienstleistungen in vier zeitlich getrennte Abschnitte.

Diese Struktur hilft uns und Ihnen, den Überblick zu behalten und bei Bedarf auf etwaige Kurswechsel schnell reagieren zu können.

Phase 1: Vorbereitung

Zu einem perfekten Gäste- und Teilnehmermanagement gehört die professionelle Einladung der Gäste ebenso wie die Auswahl der Übernachtungsmöglichkeiten, immer angepasst an das entsprechende Event.

Wir suchen nach Ihren Vorgaben Hotels für Sie und führen Inspektionen durch, damit wir sicher sein können, dass die Hotels Ihren Erwartungen entsprechen.

Wir verhandeln kompetent faire Hotelverträge für Sie und überwachen deren Deposit- und Stornofristen.

Phase 2: Einladungsphase

Unser flexibles Teilnehmer Management System WebConnect bietet die Möglichkeit einer schnellen und einfachen Anmeldung/Registrierung Ihrer Teilnehmer.

Das auf Sie zugeschnittene, webbasierte WebConnect ist über das Internet jederzeit zugänglich. Dabei behalten wir alles im Blick; ein Reporting ist jederzeit möglich. In dieser wichtigen Phase werden die Hotels, Transfers und sonstige Arrangements koordiniert. Insbesondere auf Messen sind oft zusätzliche Veranstaltungen zu organisieren.

Wir kümmern uns für Sie um die Buchungen von Tagungsräumen für Debriefings oder Confabs, Restaurantbesuchen, spezielle Angebote wie Stadtrundfahrten, VIP-Betreuung usw.

Phase 3: Eventphase

Wir arbeiten als fachkundige Mittler in engem Kontakt mit Ihnen als Kunden und den Hotels.

Wir koordinieren Ihre Begrüßungs- und Verteilaktionen im Hotel oder On Site, wir kontrollieren Check-Ins und Check-Outs und überwachen die Shuttles.

Wir passen kontinuierlich die Buchungslisten an und melden diese den Hotels in kürzester Zeit.

Unser Vor-Ort-Team kümmert sich um alle Änderungen, nimmt Kontakt mit den Hotels auf und übernimmt bei Bedarf auch das Leadmanagement für Sie.

Wir arbeiten eng mit unserem Technik-Team zusammen, alles ist integriert mit kurzen Wegen und systematischer Kommunikation.

Phase 4: Nachbereitung

Nach dem Event ist vor dem Event - die Auswertung Ihrer Veranstaltung ist ebenso wichtig wie die Vorbereitung.

Wir prüfen für Sie die Hotelrechnungen und gehen die Buchungslisten durch.

Gern werten wir gesammelte Informationen für Sie aus und helfen Ihnen damit bei der Grundsteinlegung Ihres nächsten erfolgversprechenden Events.