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Messemanagement, Eventmanagement, Hotelmanagement und Teilnehmermanagement - Heidler Kommunikationssysteme GmbH
02.01.2013 /

Anwenderbericht Tetra Pak

Sonderwünsche inklusive: Heidler Kommunikationssysteme optimiert Hotelmanagement zur Messe für Tetra Pak (Quelle: Das Büro, Magazin, Nr. 1, 2013)


Magazin Das Büro

6000 Hotelübernachtungen für mehr als 4000 Personen – dies im Vorfeld einer Messe zu organisieren, ist eine echte Herausforderung. Weiß man dann noch, dass die Gäste aus 55 unterschiedlichen Ländern anreisen, zahlreiche individuelle Wünsche haben und alle gerne in der Nähe der Messe untergebracht werden möchten, erscheint das fast wie die „Quadratur des Kreises“. Tetra Pak hatte genau dies bei der Anuga FoodTec 2012 zu bewältigen. Mit „WebConnect“, einer integrierten Kommunikationsplattform, und dem dazugehörigen ausgefeilten Dienstleistungsangebot der Heidler Kommunikationssysteme GmbH, implementierte das Unternehmen sogar mit kurzer Vorlaufzeit einen transparenten Prozess und erfüllte alle Erwartungen.

Alle drei Jahre herrscht Ausnahmezustand bei zahlreichen Unternehmen der internationalen Lebensmittel- und Getränkeindustrie. Die Anuga FoodTec steht wieder vor der Tür. Die internationale Technologiemesse der Branche findet alle drei Jahre in Köln statt. 2012 strömten dazu mehr als 42.000 Fachbesucher aus der ganzen Welt nach Deutschland. Tetra Pak, das weltweit führende Unternehmen für Lebensmittelverarbeitungs- und Verpackungslösungen mit Hauptsitz in Lausanne, entschied sich Anfang 2011 in Köln dabei zu sein. Bis dato war die Buchung der Hotelzimmer immer an einen externen Dienstleister ausgelagert worden. Kurzfristige Änderungen waren jedes Mal mit einem großen Aufwand und vielen Faxen oder Mails verbunden. Eine gleichzeitige Kontrolle der Zimmerbelegung und eine Übersicht über freie Kontingente gab es nicht. Dies sollte nun geändert werden. Das Unternehmen arbeitete schon seit 2006 mit Heidler Kommunikationssysteme im Bereich des Messeinformationssystems. Jegliche Kommunikation am Messestand und die Meetingpläne für Konferenzräume wurden über die Software „WebConnect“ der Firma Heidler Kommunikationssysteme abgebildet. Jetzt entschloss man sich dazu, auch das Hotelmanagement in die Hände des Unternehmens zu legen. Dafür sprachen nicht nur die guten Erfahrungen mit dem Informationssystem aus den vergangenen Jahren, sondern auch die Vorteile durch die Verknüpfung der beiden Prozesse Hotelbuchung und Messemanagement. Angefangen vom Terminmanagement über einfache Datenhaltung bis hin zur Routenplanung der Hotelshuttles gab es vielfältige Schnittstellen, die genutzt werden konnten. Heinrich Iben, Manager Automation Systems und verantwortlich für die Einführung von WebConnect, erklärt dazu: „Die Kontaktdaten der Mitarbeiter auf dem Messestand und ihre Hotelbuchung wurden im Messeinformationssystem auf alle Fälle benötigt. In der Vergangenheit mussten relevante Daten für jeden Bereich in separaten Formularen abgefragt werden. Durch die Verknüpfung mit dem Hotelmodul mussten wir diese Daten nur einmal erfassen. Das sparte Zeit und Geld und reduzierte die Fehlerquellen.“

Im ersten Schritt ermittelte Tetra Pak die ungefähre Anzahl der benötigten Betten und legte verschiedene Kriterien zu deren Vergabe fest. Wichtige Kriterien waren dabei:

  • die Entfernung zur Messe
  • die Anzahl Betten pro Hotel
  • die Hotelkategoriedie
  • Verpflegung im Hotel

Nach diesen Vorgaben suchte das Hotelteam von Heidler Kommunikationssysteme passende Hotels aus und führte erste Gespräche bezüglich Möglichkeiten und Konditionen. Daraufhin entschied sich Tetra Pak für bestimmte Hotels, und das Heidler-Team reservierte die benötigten Kontingente. Die ausgewählten Hotels wurden nun im Hotelmodul der Software „WebConnect“ mit den zur Verfügung stehenden Zimmerkategorien eingepflegt. Alle Informationen wurden für Tetra Pak aufbereitet und zusätzlich als Broschüre zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wurde die Oberfläche des Moduls gemäß den Wünschen von Tetra Pak individualisiert und entsprechende User Guides erstellt.

Parallel dazu bestimmte Tetra Pak Buchungsbeauftragte in jeder Landesgesellschaft, die die Buchungen für ihr Land vornehmen durften. Insgesamt waren dies 2012 bei Tetra Pak 65 Beauftragte in 55 Ländern. Die Software selbst ist als Software-as-a-Service über das Internet verfügbar und muss nicht erst vor Ort installiert werden. Die Buchungsbeauftragten konnten anhand der Informationen, die übrigens allesamt in englischer Sprache erstellt wurden, den internen Bedarf ermitteln. Schnell und ohne Umwege gaben sie daraufhin zunächst die benötigte Zahl der Betten im System ein. Im nächsten Schritt wurden die Mitarbeiter und Gäste von den Buchungsbeauftragten der Landesgesellschaften namentlich in das System eingepflegt. Sowohl die Verantwortlichen bei Heidler als auch im Planungsteam von Tetra Pak selbst konnten diese Schritte jederzeit nachvollziehen, da sie direkten Zugriff auf das System hatten. Sie gaben auch in den Guidelines den Projektablauf vor. Da zahlreiche Fristen berücksichtigt werden mussten, wurden vorab Milestones festgelegt, um den reibungslosen Ablauf der Buchungen zu gewährleisten. Vor allem bei Buchungen aus Visum-pflichtigen Ländern spielte der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle. Auch hier entlastete das Hotelmodul von WebConnect die Organisation erheblich, indem die für Visaausstellungen benötigten „Letter of Invitation“ über das System erstellt werden konnten. Über die jeweilige Landesgesellschaft wurden diese dann mit den weiteren Unterlagen an Kunden und Mitarbeiter verteilt. Ähnlich funktionierte auch der Prozess bei der Versendung der Tageseintrittscodes für Kunden zur Messe. Über WebConnect wurden die Codes zugeordnet und per Mail an die Key Account Manager von Tetra Pak versandt. Diese konnten sie dann persönlich an ihre Kunden weitergeben.

Ein interessantes Feature bot die Software auch in Bezug auf die Zimmerbelegung: Hier konnte Tetra Pak wählen, ob eine Buchung nach Zimmern oder nach Betten erfolgen sollte.

Erforderlich war auch die Programmierung einer Seminarverwaltung für die Messe. Tetra Pak bot in einem speziellen Präsentationsraum verschiedene Seminare an, zu denen sich die Kunden registrieren konnten. Um den Prozess zu vereinfachen, sollte auch diese Planung über WebConnect vorgenommen werden können. Nach nur vier Wochen zur Programmierung aller Komponenten konnte Tetra Pak dieses neue Modul in Betrieb nehmen. Alle Buchungen konnten jetzt über das bekannte WebConnect System vorgenommen werden, Wartelisten konnten generiert und Teilnehmerlisten erstellt werden.

Richtig spannend wurde es dann nochmal in der Phase direkt vor der Messe. Umbuchungen, Stornierungen, zusätzlich benötigte Betten – die Tage direkt vor der Messe erforderten viel Flexibilität und Organisation von Seiten des erfahrenen Heidler-Teams. Resultat: Transparente Prozesse, jederzeit verfügbare Belegungslisten und schnelle Änderungsmöglichkeiten über die Software schafften eine optimale Ausgangslage für alle Eventualitäten. Schließlich war es auch eine wichtige Vorgabe von Tetra Pak, die Kosten für No-Shows zu reduzieren. Denn wenn kurzfristig Betten nicht mehr benötigt werden, bleibt das Unternehmen auf den Kosten sitzen, die gebuchten Kontingente müssen bezahlt werden. Hier fragte das Hotel-Team von Heidler Kommunikationssysteme aktiv in den Landesgesellschaften nach, sobald freie Betten im System standen. Häufig konnten diese dann anderen Ländern zugeteilt werden oder das Hotel hatte zusätzliche Anfragen und nahm die Zimmer zurück. Diese Buchungsvorgänge wurden von dem Anbieter vollständig optimiert und überwacht.

Heinrich Iben: „Wir können uns den Papieraufwand von früher heute schon nicht mehr vorstellen. Die Kommunikation lief noch bis vor sechs Jahren weitgehend über Faxe. Gerade in der Schlussphase kam einiges an Papier zusammen.“ Dieses Jahr stand auf dem Messestand von Tetra Pak ein eigener Server, der direkten Zugriff über WebConnect auf alle Informationen des Hotelmoduls bot. Da Tetra Pak auf der Messe selbst nur eigenes Personal zur Standbetreuung einsetzt, kannten viele von ihnen die Software schon aus der Planungsphase. Für Fragen vor Ort waren darüber hinaus Mitarbeiter von Heidler Kommunikationssysteme auf dem Messestand im Backoffice jederzeit erreichbar. Tetra Pak zeigte sich im Nachgang der Messe sehr überzeugt von der Lösung: „Die Transparenz der Prozesse über die Software und die persönliche Betreuung durch das Team sorgten für einen reibungslosen Ablauf der Hotelbuchungen. Und auch von Seiten der Landesgesellschaften erhielten wir viele positive Rückmeldungen. Sie profitierten zusätzlich bei der Abrechnung, die direkt über die Landesgesellschaften lief, von den detaillierten Auswertungen“, erklärt Heinrich Iben.


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Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Messekommunikation bieten wir Ihnen mit unserem Leistungsportfolio einen umfassenden Service für Ihre Veranstaltungen.